Retour sur l’Open Sud de France…

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Du 2 au 9 février 2020, Chloé, Alexian et Robin, alternants Chef de Projet Communication Digitale du campus de Montpellier ont animé les réseaux sociaux officiels de l’Open Sud France grâce au challenge qu’ils ont remporté.
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Nous avons interviewé Chloé, qui revient sur cette belle expérience.

Comment avez-vous eu l’idée de participer à ce challenge ?

Ce concours était proposé aux différentes écoles de communication digitale de Montpellier. C’est Marie Capoen, la personne qui est en charge de la formation Marketing et Communication Digitale, qui nous a proposé d’y participer.

Pourquoi selon-vous votre projet a été sélectionné ?

Notre projet a été sélectionné car nous avons montré que nous étions motivés à gagner. La première phase du concours consistait à présenter un PowerPoint en 15 slides maximum dans lequel nous proposions un maximum d’idées pour faire augmenter le nombre de ventes de billets durant l’Open Sud de France, des qualifications jusqu’à la finale.

Nous avons cherché des solutions qui conviendraient à différents profils : que ce soit des passionnés de tennis ou des parents qui accompagnent leurs enfants. Nous voulions qu’à travers ces idées le public puisse s’amuser et garder de bons souvenirs des journées passées sur le tournoi.

Comment s’est déroulée la finale du challenge ?

La finale a eu lieu dans l’hôtel Mariott à Montpellier, où nous devions développer de manière approfondie les idées présentées dans le PowerPoint de sélection. Nous avons cherché à inclure des termes liés au tennis pour montrer toute notre motivation. Notre but était de donner envie aux trois jurys de travailler avec nous.

Une semaine après l’oral, nous avons appris que nous avions gagné, nous étions très fiers de représenter notre école. De plus, nous étions face à des écoles qui avaient déjà participé au concours de l’année précédente alors que c’était la première fois pour nous.

Pendant le tournoi, comment vous êtes-vous organisés ?

Le samedi avant le début du tournoi, lorsque nous sommes arrivés, on nous a demandé de choisir chacun un réseau social (entre Twitter, Instagram et Facebook). Nous avons choisi selon nos facilités respectives pour être le plus à même de s’en occuper. Pour ma part j’étais en charge d’Instagram. Sur ce réseau social, je devais gérer les « Stories » qui sont des vidéos en temps réel, et les publications à diffuser tout au long de la journée.

Nous devions être partout à la fois pour couvrir tout ce qui se passait dans l’Arena (entrainement des joueurs, matchs, animations etc.). Il était également important de mettre en avant les sponsors durant leurs événements, soit dans les coursives soit dans le Village VIP. Comme nous étions trois, nous avons beaucoup utilisé Messenger ou WhatsApp pour communiquer entre nous et nous donner les informations en direct car il ne fallait rien manquer.

La semaine, nous arrivions vers 10h, la première mission était de préparer le concours du jour. Il fallait également annoncer les matchs de la journée et les animations qui avaient lieu pour que le public soit au courant. Ensuite, lorsque les portes ouvraient au public, nous commencions à nous déplacer dans la Sud de France Arena pour filmer toutes les scènes intéressantes. La journée se déroulait très vite.

Nous réalisions aussi des interviews avec les joueurs. Les questions étaient rédigées en collaboration avec les abonnés des réseaux sociaux. Pour cette partie, nous avons travaillé avec trois élèves de l’école ACFA Multimédia à Saint-Jean-de-Védas. Tout au long de la semaine, ils ont filmé, puis monté plein de petites vidéos pour ensuite les publier sur les réseaux sociaux. Nous étions également présents lors des conférences de presse pour ressortir les phrases chocs ou les ressentis des joueurs vis-à-vis des matchs.

Une fois tous les matchs de la journée terminés et le public parti, nous retournions dans la salle de presse pour faire un tri de toutes les photos réalisées par le photographe officiel. Les photos qui reflétaient le mieux l’ambiance de la journée étaient publiées sur les réseaux sociaux.

Qu’avez-vous mis en place ?

Durant l’événement, nous avons créé beaucoup de concours, il fallait donc être créatif, et bien suivre tous les matchs. Les concours étaient pensés la veille pour le lendemain voire le jour même, ce qui demandait de la réactivité. Mais en étant trois nous avons pu nous partager les tâches. L’un cherchait une idée de concours, le second écrivait le texte et le dernier s’occupait de créer la photo. Le lendemain ou le soir, nous devions vérifier que toutes les conditions étaient bien remplies pour ensuite tirer au sort le gagnant.

Nous avons également créé des publications avec l’aide de l’équipe communication de TV Sport Event, en reprenant les résultats de la journée. Comme c’était la 10ème édition, beaucoup de souvenirs sont ressortis pour montrer l’évolution entre la 1ère et la 10ème édition. Les publications devaient être intéressantes à lire et à regarder, c’est pourquoi nous avons notamment beaucoup travaillé les textes.

Avez-vous des points marquants à nous partager ?

J’ai beaucoup apprécié être présente lors de l’entrée des joueurs sur le court. C’est un moment intense pour eux et on ressent toute leur concentration. Mais la sortie est également très impressionnante. Lorsque Gasquet a gagné son match et qu’il est sorti, il y avait une foule d’enfants qui l’acclamait, c’était un moment très fort.

Cette année était la 10ème édition du tournoi, il y a donc eu beaucoup d’émotion lors des diffusions d’anciennes photos ou vidéos.
La victoire de Monfils dix ans après sa première victoire fut aussi une très belle surprise et un beau moment pour ce tournoi.

Des difficultés rencontrées ?

L’une des principales difficultés pendant le tournoi était de gérer et d’optimiser son temps pour pouvoir être présent sur tous les événements marquants : l’arrivée des joueurs sur le court, les entraînements des joueurs phares etc. Nous devions être partout en même temps.

L’autre difficulté du tournoi était de répondre aux personnes mécontentes sur les réseaux sociaux. Il fallait prendre le temps de leur parler calmement pour ne pas envenimer la situation, mais cela n’était pas toujours facile étant donné le rythme effréné des journées. Heureusement, l’équipe communication de TV Sport Event était à nos côtés pour nous aider dans ce genre de situation.

Cette expérience a-t-elle répondu à vos attentes ?

Ce fut une expérience très enrichissante. J’ai appris à gérer le stress des gros événements et des imprévus. J’ai pu maîtriser Instagram qui est un réseau social avec beaucoup de fonctionnalités. En peu de temps j’ai énormément appris et gagné en maturité car nous avons travaillé en grande autonomie. Nous avons dû prendre beaucoup d’initiatives pour que les abonnés prennent du plaisir à nous suivre durant ces intenses journées sportives.

On ne se rend pas vraiment compte de tout le travail réalisé derrière. Des centaines de personnes travaillent pour que l’événement se déroule le mieux possible et c’est pour cela que le tournoi plaît beaucoup.

Qu’en retenez-vous ?

C’est une semaine où l’on dort peu puisque certaines fois nous travaillions encore à 2h du matin. Mais pour ma part, j’ai pu apprendre à mieux maîtriser le réseau social Instagram et ses multiples possibilités de création en très peu de temps.

Cette expérience apporte beaucoup d’enrichissement. On apprend à gérer son stress, à vivre le direct, à créer des concours du jour pour le lendemain, à interviewer des sportifs. Et tout cela en un temps record. Nous devenons de vrais communicants grâce à cette semaine.

Ce qui m’a également beaucoup plu, c’est la gentillesse de l’ensemble des personnes qui travaillent au sein de la Sud de France Arena. Tous les matins tout le monde se disait bonjour, se souriait. Nous avons très vite été intégrés au sein de la grande équipe d’organisation du tournoi. J’ai pu faire de très belles rencontres et graver de très bons souvenirs.

Conseilleriez-vous à vos camarades de tenter l’expérience ?

C’est le genre d’événement que nous ne vivrons peut-être qu’une fois dans notre vie, alors il n’y a rien à perdre. Il faut tenter et se donner toutes les chances de réussir en montrant toute la motivation contenue en chacun !

Si vous deviez résumer le challenge en quelques mots ?

Sport – Rencontres – Communication – Découverte – Apprentissage – Réseaux Sociaux – Partage